Vodič za poslovni softver
Softver po meri ili gotovo rešenje?
Gotov softver ima smisla kada već pokriva vaš glavni proces. Integracija je sledeća mogućnost kada dobri alati treba da razmenjuju podatke. Razvoj po meri razmotrite kada važan deo posla ima pravila koja postojeća rešenja ne podržavaju. Odluku uporedite s troškom ručnog rada, uvođenja i održavanja.
Uporedite tri načina rešavanja problema
Prevucite vodoravno za pregled svih kolona.
| Pristup | Kada ga razmotriti | Šta prvo proveriti |
|---|---|---|
| Gotov softver | Proces je standardan i ponuđene funkcije odgovaraju timu. | Licence, izvoz podataka, korisničke uloge i trošak promene procesa. |
| Integracija postojećih alata | Alati dobro rade, ali se podaci između njih prepisuju. | API, dozvole, radnje, ograničenja i obradu neuspelog prenosa. |
| Razvoj po meri | Važan proces ima sopstvena pravila, odobravanja ili način rada. | Opseg prve verzije, kriterijume prihvatanja, migraciju i odgovornosti nakon uvođenja. |
Kada je razvoj po meri opravdan?
Krenite od jednog stvarnog toka posla. Ko unosi podatak, ko ga proverava i koja odluka sledi? Ako proces pokrivate konfiguracijom postojećeg alata, sopstvena aplikacija možda nije potrebna. Ako ključna pravila ostaju u tabelama i porukama, vredi proceniti razvoj dela koji nedostaje.
Primer je obračun najma: oprema se tokom meseca menja po lokacijama kupca, a ugovorene cene i periode treba sačuvati. Generički alat za izdavanje računa može da ostane završni sistem, dok zaseban deo obrađuje promene i priprema izračunavanje.
Šta ulazi u cenu poslovne aplikacije?
Uporedite izradu, licence, povezivanja, pripremu podataka, obuku i održavanje. Isti naziv funkcije može da skriva različit opseg. ‘Odobravanje dokumenta’ može da znači jednu potvrdu ili više odeljenja, zamene odsutnih osoba, obaveštenja i evidenciju promena.
Za korisnu procenu pripremite primer procesa, korisničke uloge i spisak sistema. Tražite ponudu koja odvaja prvu verziju, opcionalne funkcije i redovne troškove. Rok i cena bez provere pristupa podacima ostaju pretpostavke.
Kako početi bez zamene celog ERP-a?
Izaberite deo procesa koji može zasebno da se proveri: portal za zahteve, prenos porudžbina ili pregled podataka. Definišite koji je sistem izvor za kupca, artikal i dokument da se iste informacije ne menjaju neusklađeno na više mesta.
Pre razvoja proverite testno okruženje, primer podataka i šta se događa kada prenos ne uspe. Automatizacija treba da omogući odgovornoj osobi da primeti i reši izuzetak.
Šta dogovoriti o vlasništvu, bezbednosti i održavanju?
Ugovor treba da navede kod, licence, dokumentaciju i pristupe koji se predaju. Dogovorite ko upravlja hostingom i rezervnim kopijama, ko odgovara na problem i kako sistem može da se preuzme ako se saradnja promeni.
Zahteve poput SSO-a, zapisa promena, ovlašćenja i lokacije podataka navedite pre ponude. Te zahteve treba proceniti i proveriti. Održavanje postojećih funkcija i razvoj novih treba da imaju jasan opseg.
Šta poslati za prvu procenu?
- Jedan proces od početka do kraja i osobe koje učestvuju.
- Primer dokumenta ili anonimizovanog zapisa podataka.
- Nazive ERP-a, CRM-a, računovodstva i povezanih sistema.
- Obavezne funkcije prve verzije i ono što može kasnije.
- Ograničenja roka, pristupa i bezbednosti i poznat okvir budžeta.
Za prvi razgovor ne treba gotova specifikacija. Opis stvarnog rada korisniji je od dugog spiska funkcija bez konteksta.